Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Wo liegen unsere Daten – und wie steht es um den Datenschutz?
Datenbank und Serverfunktionen liegen in Frankfurt (EU), Zugangsdaten nur verschlüsselt. Mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. E-Mails, Kalender und Dateien bleiben in Microsoft 365 oder auf Ihrem Server; gespeichert wird nur, was Sie in KLARNEX anlegen oder übernehmen. Welche Dienstleister beteiligt sind und was für sie gilt, steht in Datenschutzerklärung und AV-Vertrag.
Kann KLARNEX unsere Daten sehen?
Nicht im Alltag. Zugriff nur für eine Support- oder Wartungsanfrage von Ihnen oder zur Abwehr einer akuten Sicherheitsgefahr – beschränkt und protokolliert; auf Anfrage nennen wir Ihnen jeden Zugriff, bei Notfällen melden wir uns von selbst. Einzelheiten im AV-Vertrag.
Was bleibt, wie es ist?
Ihr Verwalterprogramm und Ihr Outlook. Buchhaltung, Abrechnung und rechtlich relevante Stammdaten bleiben in Ihrer Software. Antworten legt KLARNEX als Entwurf in das Postfach der E-Mail, auch bei info@ – gesendet wird von Ihnen.
Wie lange dauert der Start?
Vor allem zwei Schritte liegen bei Ihnen: die einmalige Zustimmung in Microsoft 365 durch Ihre IT oder Ihren IT-Dienstleister und eine Excel-Liste Ihrer Objekte und Kontakte. Danach führt eine Einrichtungsliste durch KLARNEX; die Einführung fürs Team dauert etwa 30 Minuten.
Wie kommen unsere Objekte und Kontakte hinein?
Per Import aus Excel- oder CSV-Dateien. Sie sehen vor der Übernahme eine Vorschau und bestätigen erst dann.
Brauchen wir eine eigene IT?
Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie nicht. Einmal muss jemand mit Microsoft-Administratorrechten KLARNEX zustimmen – das kann auch Ihr IT-Dienstleister sein. Gemeinsame Postfächer wie info@ sieht, wer sie schon in Outlook hat. Installiert wird nichts, KLARNEX läuft im Browser.
Brauchen wir Microsoft 365?
Ja: Anmeldung, Outlook, SharePoint und OneDrive laufen über Microsoft 365.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir aufhören?
Sie bekommen alle Daten Ihrer Verwaltung als Excel: Ein Administrator lädt den Gesamtexport herunter – jederzeit und nach Vertragsende noch mindestens 30 Tage. Danach kann er die Löschung beantragen: Gelöscht wird 30 Tage später, bis dahin kann er abbrechen; Sicherungskopien laufen danach aus. E-Mails, Entwürfe, Termine und Dateien liegen ohnehin in Ihrem Microsoft 365 oder auf Ihrem Server; ist KLARNEX nicht erreichbar, arbeitet Ihr Team dort wie gewohnt weiter.
Kann unsere IT den Zugriff wieder abschalten?
Ja, jederzeit in Microsoft 365 unter „Unternehmensanwendungen → KLARNEX“ – spätestens nach etwa einer Stunde hat KLARNEX keinen Zugriff mehr. Laden Sie vorher den Gesamtexport herunter.
Was kostet KLARNEX?
Einen festen Monatspreis nach der Zahl Ihrer Wohn- und Gewerbeeinheiten und eine einmalige Einrichtung – alle Funktionen der Leistungsbeschreibung, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, keine Nutzergebühren. Das Pilotgespräch ist kostenlos; Gründungskunden erhalten einen Rabatt im ersten Jahr. Die Beträge, Laufzeit, Kündigung und die Bedingungen für Gründungskunden nennen wir Ihnen im persönlichen Angebot, alle Preise zzgl. USt.
Können wir KLARNEX ausprobieren, ohne eigene Daten hochzuladen?
Ja. Die Live-Demo läuft ohne Anmeldung mit frei erfundenen Beispieldaten; Ihre Änderungen bleiben nur im geöffneten Browser-Tab. Echte Daten verarbeitet KLARNEX erst im Pilot, nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wird jede E-Mail zum Vorgang?
Nein, ein Vorgang entsteht nur auf Ihren Klick. KLARNEX sortiert neue E-Mails nach festen Regeln in „Zu bearbeiten“ und „Nur zur Kenntnis“ und zeigt den Grund. Ist die E-Mail schon ein Vorgang, zeigt die Liste seine Nummer; in der geöffneten E-Mail steht der Vorgang daneben – mit Betreff, Person und Objekt.
Trifft KLARNEX Entscheidungen allein?
Nein. KLARNEX schlägt vor und begründet. Alles, was nach außen wirkt oder Geld betrifft, braucht Ihre ausdrückliche Freigabe.